ניהול תקין של עסק תלוי במידה רבה ביכולת הסדר והארגון של הדברים. רבים נוטים לחשוב שבמלים ארגון וסדר הכוונה היא להנהלת חשבונות מקצועית, אך למעשה מדובר בהרבה יותר מזה.
אילו דפוסים ושגיאות נפוץ לראות בעסקים נטולי סדר וארגון?
סדר בעסק נוגע במגוון תחומים, אך לפני שנפרט מהם, נציין על קצה המזלג מהי התנהלות שאינה מסודרת, כך שתדע ממה עליך להימנע על מנת שלא לשגות בניהול תקין של העסק שלך:
– סביבת עבודה מבולגנת, שולחן עבודה עם מסמכים שאינם רלוונטיים למטלה שעוסקים בה ברגע זה, עודף חפצים ואביזרים שגוזלים משטח העבודה, פחי אשפה מלאים וכדו'.
– ארונות ומגירות מבולגנים, קלסרים לא מסודרים וחוסר שיטתיות בתיוק מסמכים חשובים של העסק.
– רישומים אקראיים על גבי ניירות שפזורים בכיס, בתיק או במגירה, חוסר רישום מסודר וחוסר שיטת עבודה מסודרת ונהלים לניהול ולתיוק מסמכים, כולל חוסר תיעוד של תהליכים ופעולות שמתבצעות בעסק ובמסגרת פעילותו.
– חוסר ארגון בשולחן העבודה שבמחשב, תיקיות לא מסודרות, עודף קבצים שאינם רלוונטיים וכדו'.
– חוסר תשתית של נהלי עבודה והרגלי עבודה מסודרים שעל פיהם יכול כל עובד לדעת מה מצופה ממנו, מתי וכיצד עליו לנהוג בעת תרחישים שונים.
– הנהלת חשבונות שאינה מסודרת, חוסר מעקב אחר קבלת סחורות ותשלומי ספקים וכדו'.
למה זה עלול להוביל?
חוסר סדר וארגון עלולים להוביל לטעויות פיננסיות וניהוליות, הוא מוריד את הפרודוקטיביות ופוגם ביכולת הריכוז והמיקוד במטרה של כלל העובדים. הוא מהווה הסחת דעת במגוון דרכים, ומוביל להיווצרותה של תרבות ארגונית לא מקצועית, בינונית במקרה הטוב ואפילו חפיפניקית, שזורמת עם המצב הקיים ונאלצת להתמודד עם הפתעות בלתי צפויות, כל זאת מבלי שהזכרנו את תדמית העסק בפני לקוחות שנחשפים לחוסר הארגון או נפגעים ממנו.
חוסר סדר מכניס את העסק למצב שאינו מאפשר צמיחה, כיוון שהוא מסמא את עיניך מלראות את המציאות נכוחה, מונע ממך לבצע אבחון נכון של המצב הקיים ולהסיק מסקנות לצורך בחירת דרכי פעולה בהווה ובעתיד, מה שמוביל לתהליכי קבלת החלטות שגויים ומוביל לבזבוז משאבים, הפסדים וטעויות בפן העסקי, המקצועי, הפיננסי, הניהולי והתפעולי של העסק.
חוסר סדר מונע מגורמים שונים בעסק לפעול יחד. בהעדר שיטות עבודה ונהלים מסודרים סביר להניח שכל עובד בעסק פועל לפי ראות עיניו ובמרבית המקרים אף עובד אינו מסוגל לבצע את עבודתו כפי שהיה רוצה, מה שמוביל גם לכשלון של צוותים בעמידה במשימות, מחסומים והתנגדויות בין עובדים למנהלים ישירים, חוסר שיתוף פעולה, חוסר שביעות רצון, חוסר סיפוק, חוסר מעורבות של העובד בעסק ואף לחוסר אכפתיות, שכן אם לבעל העסק לא אכפת, לא ניתן לצפות להתנהגות שונה מעובדיו.
כדור של שלג במדרון תלול
נראה שחוסר סדר מציב עסקים על סף מדרון תלול, שקל להתדרדר בו מטה, אך אין זה אומר שאין פתרון. על ידי ייעוץ מקצועי של יועץ עסקי ניתן לבצע שינויים מרחיקי לכת ולהפוך את הקערה על פיהה. אף על פי ששינויים דורשים יציאה מאזור הנוחות ועלולים לעורר התנגדויות הן מצד העובדים והן מצד בעל העסק והמנהלים באופן טבעי, כל בעל עסק שיבחר לעבור תהליך של שינוי ימצא את עצמו בסוף התהליך עם עסק שמממש את הפוטנציאל שלו, עובדים שעומדים ביעדים ומצליחים להגיע אל המטרות שהוצבו בפניהם, מסלול פתוח להצלחה עסקית והרבה שקט נפשי.
איך עושים סדר בבלגן?
ארגון העסק שלך יכול להיות תהליך מאוד מרגש, אך מה שבאמת חשוב הוא, שבסופו תוכל ליהנות מעסק שמתפקד ומנוהל באופן עצמאי, כשכל עובד יודע מה מצופה ממנו וכיצד הוא אמור לפעול, תוכל לקבל פרספקטיבה נכונה באשר למצב הפיננסי של העסק כדי לקבל החלטות שונות הן בפן הפיננסי והן בפן העסקי של העסק, תוכל לבנות תכנית לעתיד הקרוב והרחוק ובאופן כללי, תהיה לך שליטה בכל מה שקורה בעסק שלך.
במסגרת התהליך נסגל הרגלי עבודה ונבנה מערכים שונים לכל צוות, מחלקה או תחום פעילות של העסק. נשלב תוכנות לשליטה על תהליכי מכירה, שיווק, ניהול חשבונות וכו', נבנה חוברות נהלים מסודרות שיגדירו את תפקידיו של כל עובד בעסק ועוד.
התהליך יבנה לך תשתית מקצועית ומאורגנת שתסייע לך במגוון תחומים, החל מהצגת מסמכים לרשויות המס אם תידרש לכך, דרך גיוס משקיעים או הון חדש לעסק מהמערכת הבנקאית והחוץ בנקאית ועד ליצירת סביבת עבודה בריאה ומהנה לך ולעובדים שלך.
